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會議接待流程介紹

  
發布時間:2018-1-6

廊坊會議公司為您介紹會議接待流程23條
會前工作:
  1、與會議主辦者洽談。
  2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
  3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
  4、與會議主辦者確認會議接待方案。
  5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
  6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
  7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
  8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)
  
會中工作:
  9、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。
  10、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料,來客接待
  11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
  12、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
  13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
  14、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
  15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。
  16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
  17、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
  18、協調會議期間的交通工具的安排。
  19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
  
會后工作:
  20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
  21、會議資料、領導講話、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
  22、與會議主辦者的費用結算工作。
  23、歡送代表工作。

 

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