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會議活動的細節安排應注意什么

  
發布時間:2017-12-15

首先,應當精心確定好會議的出席人員名單。會議的出席者不應當濫竿充數,或是讓對方勉為其難。確定會議的出席者名單時,始終應當以會議的宗旨為指導思想。一般來說,會議的出席者通常應包括如下人士:
  一是上級領導。地方黨政領導、上級主管部門的領導,大都對單位的發展給予過關心、指導。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。
  二是社會名流。根據公共關系學中的“名人效應”原理,社會各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到他們,將有助于更好地提高本單位的知名度。

  三是大眾傳媒。在現代社會中,報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權的社會“第四權力”。邀請它們,并主動與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進而有助于加深社會對本單位的了解和認同。

  四是合作伙伴。在商務活動中,合作伙伴經常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應該的,而且也是絕對必要的。

  五是社區關系。它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如,本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼兒園、養院、商店以及其他單位等等。請它們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。

  六是單位員工。員工是本單位的主人,本單位每一項成就的取得,都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗。所以在組織慶典時,是不容許將他們完全“置之度外”的。
  以上人員的具體名單一旦確定,就應盡早發出邀請或通知。鑒于會議的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將會議取消、改期或延期。

  其次,應當精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓,而且還應當通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。

 

 

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